File CSV là gì? Khái niệm File CSV và Sự Khác Biệt So Với File Excel

Khi nói về quản lý dữ liệu và trao đổi thông tin, hai từ “CSV” và “Excel” thường được nhắc đến. Nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi: “File CSV là gì?” và “Sự khác biệt giữa file CSV và Excel là gì?” Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải quyết các câu hỏi này. CSV, hay Comma-Separated Values, là một định dạng lưu trữ dữ liệu phổ biến, trong khi Excel là một ứng dụng bảng tính mạnh mẽ. Cùng Game Bài Đổi Thưởng khám phá cách chúng hoạt động, sự khác biệt quan trọng giữa chúng và tại sao bạn nên quan tâm đến việc sử dụng đúng định dạng tùy theo mục tiêu của mình.

File CSV là gì?

File CSV là một định dạng file văn bản chứa cấu trúc đơn giản mà bạn có thể hiểu cụ thể hơn qua phần định nghĩa bên dưới.

Định nghĩa

File CSV, viết tắt của Comma-Separated Values, là một loại file dữ liệu trong đó các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (hoặc đôi khi là dấu chấm phẩy). Một cách đơn giản, đây là một định dạng lưu trữ dữ liệu bằng văn bản mà người dùng thường sử dụng để chuyển đổi và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng và hệ thống khác nhau.

Những dữ liệu phức tạp trong một ứng dụng có thể được người dùng xuất bản dưới dạng file CSV, sau đó chuyển gửi chúng đến một ứng dụng khác, cho phép người dùng nhập liệu dễ dàng từ các tệp này.

File CSV có cấu trúc như thế nào?

Bởi vì dữ liệu lưu trữ trong file CSV chỉ đơn giản là những giá trị được phân tách bởi dấu phẩy. Do đó, file CSV được đánh giá là file có cấu trúc đơn giản, bao gồm 3 phần cơ bản:

• Phần đầu tiên: Đây chính là cột đầu tiên trong bảng tính mang ý nghĩa tên cột.
• Phần thứ hai: Là cột cuối cùng nằm trong bảng tính.
• Phần thứ ba: Đây là phần chứa nội dung tương ứng với từng các giá trị cột được mô tả ở phần đầu tiên.

Ví dụ:

Bạn có thể tham khảo về cách hiển thị thông tin liên hệ của một phần mềm quản lý khách hàng được xuất dưới dạng file CSV cơ bản:

Tên, số điện thoại, email, địa chỉ.

A, 0973628023, [email protected], TPHCM.

B, 0987354721, [email protected], Hà Nội.

Điểm chung của Excel và file CSV là gì?

Sự tương đồng rõ nhất giữa file CSV và các định dạng Excel (.xls, .xlsx) là cả hai đều lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng tính và có thể mở bằng các phần mềm bảng tính như Google Sheets, Microsoft Excel, v.v. Điều này cho phép bạn sử dụng các hàm và công thức được hỗ trợ bởi các ứng dụng bảng tính này khi làm việc với cả hai loại tệp tin.

Đối Chiếu CSV và Excel: Những Điểm Khác Biệt

Sau khi đã hiểu file CSV là gì và sự tương đồng giữa định dạng này với Excel file thì ở phần này, Chúng tôi sẽ chia sẻ về những điểm khác biệt giữa CSV và Excel. Cụ thể:

Dung lượng

CSV là một tệp văn bản đơn giản, không chứa các hàm, định dạng hoặc macro, điều này làm cho tệp CSV thường nhẹ hơn so với file Excel. Ngoài ra, cần lưu ý rằng khi sử dụng file CSV, bạn không thể lưu trữ các thao tác và bộ lọc giống như trong Excel.

Cấu trúc của CSV file

Như đã đề cập ở phần trước, file CSV là một tệp văn bản đơn giản, không có tiêu chuẩn hoặc cấu trúc cụ thể. Trong khi đó, file Excel ngược lại, là một tệp chứa một cấu trúc phức tạp và đã được tiêu chuẩn hóa để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng hiện nay.

Quá trình tạo ra CSV đơn giản hơn

Một điểm khác biệt là quá trình tạo ra file CSV nhanh chóng và đơn giản hơn so với file Excel. Để tạo một file CSV, bạn chỉ cần sắp xếp dữ liệu trong văn bản trên các ứng dụng như Notepad hoặc OpenOffice Calc, mà không cần phải xử lý cấu trúc phức tạp như trong Excel.

Còn ở file Excel thực hiện bằng bảng tính và có thể là biểu đồ đồ thị có một hàm, công thức toán phức tạp.

Biểu đồ và định dạng

Sử dụng Excel, người dùng có thể vẽ đồ thị, biểu đồ cũng như lưu trữ file dưới định dạng biểu đồ. Còn file CSV lại chỉ có thể lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản mà không hỗ trợ lưu trữ thông tin ở dạng biểu đồ.

Về định dạng của file

File CSV được lưu với một định dạng duy nhất là .csv. Trong khi đó, file Excel lại có thể lưu với 2 định dạng tùy chọn là .xls hoặc .xlsx.

Đối với khả năng mở và chỉnh sửa nội dung trong file

Người dùng sẽ không thể mở hay điều chỉnh các nội dung có trong file Excel từ trình soạn thảo Notepad. Còn file CSV lại có thể mở và tùy chỉnh nội dung dễ dàng với Notepad.

Khả năng kết nối

Excel cung cấp khả năng kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài thông qua các add-in và cho phép lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Ngoài ra, Excel hỗ trợ tính năng rà soát dữ liệu để kiểm tra và theo dõi dữ liệu, cũng như tích hợp chức năng nhận xét về dữ liệu. Tuy nhiên, các tính năng này không tồn tại trong file CSV.

Kết nối các ứng dụng hỗ trợ

Khi dùng Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối với các ứng dụng và nguồn dữ liệu khác từ bên ngoài. Còn file CSV thì không.

Về mức độ phổ biến

Sự khác biệt cuối cùng là tệp CSV có thể mở và chỉnh sửa trên bất kỳ phần mềm soạn thảo nào, như Notepad, Microsoft Excel hoặc Microsoft Works, trong khi file Excel chỉ có thể mở bằng Microsoft Excel.

Hướng Dẫn Đọc File CSV: Những Bước Cơ Bản

Bạn có thể tham khảo chi tiết cách đọc file CSV thông qua các cách được chia sẻ dưới đây.

Đối với trên Excel

Để đọc được file CSV trên Excel, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện được hướng dẫn như sau:

Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel. Sau đó, chọn mục Data và nhấn vào phần From Text.

Bước 2: Tìm kiếm file CSV cần mở và nhấn vào Import để mở file.

Bước 3: Lựa chọn loại mã hóa phù hợp. Sau đó nhấn Next. Bạn nên chọn mã hóa loại UTF-8.

Bước 4: Trong cột ký tự phân cách trên màn hình, bạn nhấn chọn mục Comma (dấu phẩy). Sau đó nhấn Next.

Bước 5: Để thiết lập tất cả các dòng với định dạng text, bạn nhấn chuột vào mục Text. Tiếp đó, nhấn Finish để hoàn tất quá trình thiết lập.

Bước 6: Chọn mục Existing Worksheet. Cuối cùng nhấn OK để chèn dữ liệu.

Đối với một số ứng dụng khác

Các ứng dụng như LastPass, Google Contacts và danh bạ điện thoại cho phép người dùng xuất dữ liệu dưới dạng file CSV và cung cấp khả năng đọc các tệp CSV. Ví dụ, trong Gmail, người dùng có thể lưu trữ danh bạ và chia sẻ nó dưới dạng tệp CSV để gửi cho người khác. Quá trình chia sẻ tệp CSV trên Google Contacts khá đơn giản: bạn chỉ cần xuất tệp CSV và gửi nó cho người nhận.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tệp CSV không được hỗ trợ trên các thiết bị di động và trong một số trường hợp, việc chuyển đổi dữ liệu sang định dạng CSV có thể gây ra lỗi định dạng và sai thông tin.

Hướng dẫn cách mở file CSV

Vì là tệp lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản thuần túy, tệp CSV có thể mở bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm mở trên trình duyệt web với Google Sheets, mở trên các phần mềm bảng tính, hoặc trên các trình soạn thảo văn bản. Cụ thể:

Mở file CSV bằng Microsoft Excel

Để mở tệp CSV trong Microsoft Excel, bạn có thể tuân theo các bước sau (tương tự cách đọc file CSV trên Excel đã được hướng dẫn ở trên):

Bước 1: Mở ứng dụng Excel trên máy tính. Nhấn vào File > Chọn Open. Hoặc, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O.

Bước 2: Khi cửa sổ Open xuất hiện, bạn nhấn vào mục Browse. Tiếp theo, nhấn vào menu thả xuống nằm bên phải mục File name và thay đổi tùy chọn từ mặc định All Excel Files thành All Files.

Bước 3: Khi bạn thấy màn hình hiển thị vị trí lưu trữ của tệp CSV, hãy nhấn chuột vào tên tệp và nhấn Open.

Bước 4: Tiếp theo, bạn sẽ thực hiện các yêu cầu theo hướng dẫn từ trình Text Import Wizard để mở tệp CSV. Tại đây, bạn có thể chọn dấu phẩy hoặc một dấu phân tách khác trong bảng tùy chọn. Sau khi chọn cách phân tách phù hợp, nhấn Next.

Bước 5: Ở mục chọn kiểu phân tách, bạn có thể kiểm tra xem bạn đã chọn đúng dấu phân tách hay chưa bằng cách xem trước dữ liệu trong bảng. Sau đó, nhấn Next.

Bước 6: Bạn cũng có thể thay đổi kiểu định dạng dữ liệu cho một cột cụ thể bằng cách nhấn chuột vào cột đó và thực hiện tùy chỉnh (nếu cần). Cuối cùng, nhấn Finished để hoàn tất.

Mở file CSV bằng Google Sheets

Nếu muốn mở file CSV thông qua Google Sheets trên trình duyệt web, bạn cần thực hiện theo các thao tác sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google để truy cập và sử dụng ứng dụng Google Sheets trên trên duyệt web. Sau đó, nhấn mở một bảng tính,  chọn mục File và chọn Open.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Open a file, bạn chọn Upload và nhấn Browse để tìm và tải lên file CSV (Hoặc, kéo thả chuột file CSV cần tải lên từ máy tính vào cửa sổ Open a file).

Bước 3: Lúc này, file CSV sẽ tự động điều chỉnh đúng định dạng và được mở trên Google Sheets.

Mở file CSV bằng trình soạn thảo văn bản

Khác với các phần mềm bảng tính, các phần mềm trình soạn thảo văn bản không tự động hỗ trợ định dạng hoặc cấu trúc cho tệp CSV, mà chỉ phân tách dữ liệu bằng dấu phẩy (hoặc chấm phẩy). Để mở tệp CSV trong các trình soạn thảo này, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Bước 1: Khởi động một trình soạn thảo bất kỳ như TextEdit hoặc Windows Notepad.

Bước 2: Tại cửa sổ giao diện chính, bạn chọn File và chọn Open.

Bước 3: Hộp thoại Open xuất hiện và duyệt đến vị trí file CSV cần mở. Tại đây, tùy vào trình chỉnh sửa mà bạn có thể nhấn chuột vào trình đơn xổ xuống nằm ở cột File name. Sau đó, để hiển thị tất cả file (gồm file CSV), bạn tiến hành chỉnh sửa cài đặt mặc định Text Documents thành All Files.

Bước 4: Nhấn vào file CSV cần mở và bấm chọn Open để mở file.

Cách Tạo File CSV: Hướng Dẫn Đơn Giản

Để tạo các file CSV đơn giản và nhanh chóng, bạn có thể tham khảo ngay các hướng dẫn tạo file trên 3 phần mềm phổ biến nhất Microsoft Excel, Google Sheet và trình soạn thảo văn bản Notepad (hoặc TextEdit).

Cách tạo file CSV bằng Microsoft Excel

Dưới đây là hướng dẫn tạo tệp CSV mới trong Microsoft Excel:

Bước 1: Mở tệp Excel mà bạn muốn chuyển đổi thành tệp CSV. Sau đó, chọn File và chọn Save As trong thanh menu bên trên giao diện Excel.

Bước 2: Trong hộp thoại Save As, chọn Browse. Trong phần Save as type, chọn định dạng tệp là CSV hoặc Text. Sau đó, nhập tên tệp vào phần File name.

Bước 3: Nhấn Save để lưu tệp.

Lưu ý: Sau khi nhấn Save, có thể hiển thị hai hộp thoại và bạn cần nhấn OK (ở hộp thoại đầu tiên) và Yes (ở hộp thoại thứ hai) để xác nhận lưu tệp dưới định dạng mới.

Ngoài ra, Microsoft Excel cho phép chỉ có một sheet trong một tệp có thể được chuyển đổi thành tệp CSV trong cùng một thời điểm. Do đó, nếu bạn muốn tùy chỉnh nhiều sheets khác nhau, bạn cần thực hiện các bước trên cho từng sheet một.

Cách tạo file CSV bằng Google Sheets

Để tạo một file CSV trên Google Sheets, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google để truy cập vào ứng dụng Google Sheets trên trình duyệt web bất kỳ. Sau đó, mở file Google Sheets được lưu trữ trên Drive mà bạn muốn chuyển đổi sang file CSV.

Bước 2: Trên thanh menu, bạn chọn File và chọn Download (Tải xuống) ở bảng chọn menu thả xuống. Sau đó, nhấn vào tùy chọn Giá trị được phân tách bởi dấu phẩy (.csv) để tải xuống thiết bị file CSV đã được chuyển đổi.

Cách tạo file CSV bằng trình soạn thảo văn bản

Dưới đây là hướng dẫn tạo tệp CSV nhanh chóng và đơn giản bằng trình soạn thảo văn bản:

Bước 1: Mở trình soạn thảo văn bản, ví dụ: Notepad (đối với Windows) hoặc TextEdit (đối với macOS).

Bước 2: Nhập dữ liệu cho tệp. Mỗi giá trị được phân tách bằng dấu phẩy và mỗi hàng mới được phân tách bằng dòng xuống.

Bước 3: Sau đó, lưu tệp bằng cách vào menu File và chọn Save (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S). Trong hộp thoại Save As, nhập tên tệp với phần mở rộng .csv vào ô File name và chọn All Files trong phần Save as type.

Bước 4: Cuối cùng, nhấn Save để lưu tệp CSV mà bạn vừa tạo.

Cách Chuyển Đổi Từ File CSV Sang Excel

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tệp CSV sang nhiều định dạng khác để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình. Để chuyển đổi từ file CSV sang Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Trên giao diện của Excel, nhấn File và sau đó chọn Save As.

Bước 2: Đặt tên tệp ở ô File name và chọn định dạng lưu tệp ở phần Save as type. Bạn có thể chọn từ nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như xlsx, xls, pdf, dif, htm, html, và nhiều định dạng khác.

Bước 3: Nhấn Save để lưu tệp dưới định dạng file Excel.

Nếu bạn sử dụng Google Sheets, bạn cũng có thể chuyển đổi tệp CSV sang file Excel bằng cách truy cập vào mục Tệp và chọn Tải xuống. Sau đó, chọn định dạng muốn lưu, ví dụ .xlsx, trong danh sách định dạng xuống cùng.

Ngoài ra, có nhiều công cụ chuyển đổi trực tuyến khác nhau như Zamzar cho phép bạn chuyển đổi tệp CSV sang các định dạng khác như RTF hoặc PDF.

Khắc Phục Khi Không Thể Mở File CSV

Mặc dù nói CSV file có cấu trúc dữ liệu đơn giản và được hỗ trợ mở trên nhiều ứng dụng phần mềm khác nhau. Thế nhưng vẫn có một số lỗi phổ biến khiến cho file CSV của bạn trở nên vô hiệu hóa và buộc bạn phải thực hiện một số giải pháp để khắc phục.

Có một số lý do khiến file CSV không thể mở được. Một trong những nguyên nhân phổ biến là việc đặt sai vị trí dấu phẩy ngăn cách các giá trị hoặc sự nhầm lẫn giữa file CSV và một file ở định dạng khác. Đôi khi, một số file có định dạng mở rộng giống nhau nhưng thực tế lại không phải là file CSV. Ví dụ, các tệp có hậu tố như CVS, CVX, hoặc CV có vẻ tương tự với CSV, nhưng chúng không thể mở được trong các chương trình bảng tính như CSV.

Để giải quyết tình trạng này, bạn có thể sử dụng Google để tìm hiểu về phần mở rộng của file và tìm các ứng dụng phù hợp để hỗ trợ mở tệp trước khi thử chuyển sang một ứng dụng khác có thể tương thích.

Các Điểm Cần Lưu Ý Khi Tạo và Sử Dụng File CSV

Thường thường, người dùng sẽ gặp file CSV khi cần xuất thông tin từ một chương trình sang một tệp và sau đó sử dụng tệp đã xuất để nhập dữ liệu vào một chương trình khác. Ví dụ phổ biến là khi bạn xuất danh bạ từ thiết bị di động sang file CSV và sau đó nhập dữ liệu từ file CSV này vào thiết bị khác.

Tuy nhiên, nếu bạn tạo hoặc chỉnh sửa file CSV, có một số điều bạn cần lưu ý để tránh các lỗi trong quá trình này:

Excel là một chương trình phổ biến và được khuyến khích sử dụng để mở và chỉnh sửa file CSV. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, dù Excel hoặc bất kỳ phần mềm bảng tính nào hỗ trợ nhiều sheets khi chỉnh sửa file CSV, định dạng CSV không hỗ trợ sheets hoặc tabs. Do đó, dữ liệu được thay đổi trong các sheets bổ sung sẽ không được ghi vào file CSV sau khi lưu.

Ví dụ: Nếu bạn chỉnh sửa dữ liệu trong sheet đầu tiên và lưu lại file CSV, chỉ dữ liệu trong sheet đầu tiên mới được lưu. Nhưng nếu bạn chuyển sang một sheet khác, thêm dữ liệu và lưu lại, dữ liệu sẽ bị ghi đè lên và dữ liệu trong sheet đầu tiên sẽ bị mất sau khi tắt chương trình bảng tính.

File CSV không hỗ trợ lưu trữ các dữ liệu có định dạng khác như biểu đồ, hình ảnh, công thức, ngoài định dạng văn bản thuần túy. Hãy hiểu rằng, file CSV chỉ phù hợp để tùy chỉnh các dữ liệu cơ bản và không thích hợp cho việc lưu trữ các công việc hoặc dữ liệu phức tạp hơn.

Vì vậy, khi làm việc với file CSV, hãy tuân thủ những hạn chế này và sử dụng định dạng khác nếu bạn cần lưu trữ hoặc xuất dữ liệu phức tạp hơn.