Trong thế giới công nghệ hiện đại, RPA đã nổi lên như một khái niệm quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh. RPA, viết tắt của Robotic Process Automation, không chỉ đơn thuần là một xu hướng mà còn đại diện cho sự thay đổi độc đáo trong cách chúng ta làm việc. Nhưng RPA là gì? Điều gì cần phải biết về nó và những lưu ý quan trọng khi triển khai hệ thống RPA? Hãy cùng Game Bài Đổi Thưởng tìm hiểu để khám phá sự đột phá này.
TÓM TẮT
RPA là gì?
RPA, viết tắt của Robotic Process Automation, là khái niệm chỉ việc tự động hóa quy trình sử dụng robot hoặc các phần mềm dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI). Công nghệ này đã trở thành một giải pháp quan trọng để tự động hóa các hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa quy trình, đem lại sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian đáng kể.
RPA tập trung vào sự tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại theo chu kỳ, thay thế nhân viên bằng các công nghệ và phần mềm. Ví dụ, công việc như truy xuất dữ liệu từ hệ thống, nhập thông tin vào biểu mẫu có thể được RPA thực hiện.
Thay vì phải tiêu tốn thời gian và nguồn lực trong những công việc đơn điệu, doanh nghiệp có thể triển khai RPA để tối ưu hóa hiệu suất và giảm chi phí. RPA cải thiện tốc độ làm việc với độ chính xác cao hơn, tránh sai sót trong quá trình nhập liệu, đồng thời giúp người dùng theo dõi và nâng cấp nếu cần.
Hoạt động của RPA dựa trên các hành động ghi nhớ và lặp lại trên giao diện đồ họa GUI. Điều này cho phép áp dụng tự động hóa cho ứng dụng mà không cần cung cấp API hoặc giao diện lập trình ứng dụng.
Ưu điểm khuyết điểm của RPA
Không thể phủ nhận rằng RPA đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, như bất kỳ công nghệ nào khác, RPA cũng có những ưu điểm và hạn chế riêng. Dưới đây là những điểm mạnh và yếu của RPA mà bạn có thể tìm hiểu:
Ưu điểm
- Hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ, sử dụng nhân sự hiệu quả: RPA có khả năng thay thế con người trong các công việc lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc quan trọng hơn.
- Độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian, chi phí: RPA thực hiện công việc theo trình tự, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.
- Độ bảo mật cao, hiệu suất lớn: RPA đáng tin cậy với độ bảo mật cao và khả năng tính toán nhanh chóng, hoàn thành nhiệp vụ trong tích tắc.
- Hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động: RPA tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp tăng trưởng quy mô và doanh thu.
- Tính ứng dụng cao: Một bot RPA có thể dễ dàng áp dụng cho nhiều nghiệp vụ khác nhau, nâng cao tính linh hoạt và hiệu suất.
Khuyết điểm
Trong một số tình huống, RPA có thể gặp lỗi và cần có nhân sự để phát hiện và khắc phục để đảm bảo quá trình làm việc liên tục. Khi thiết lập bot, việc xác định các lỗi có thể xảy ra và lập trình bot để tự khắc phục hoặc báo lỗi cần được thực hiện.
Ví dụ, trong ngành ngân hàng, công nghệ RPA khó xác định nội dung của dữ liệu âm thanh hoặc văn bản viết tay. RPA hoạt động theo mẫu, không thể nhận diện dữ liệu khác biệt so với mẫu sẵn.
Trong những trường hợp như vậy, sự can thiệp của AI cần thiết để nhận diện chữ viết, giọng nói, hoặc yêu cầu người dùng tuân theo mẫu đã định sẵn. Ngoài việc tối ưu về nhân sự, thời gian, quy mô và năng suất, RPA còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách làm việc với dữ liệu phức tạp.
Điểm khác nhau giữa RPA và Automation truyền thống
Cơ bản, cả RPA và tự động hóa truyền thống là các công nghệ tự động hóa, có khả năng thay thế con người trong việc thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Tuy vậy, RPA mang theo nhiều ưu điểm hơn so với tự động hóa truyền thống. Tự động hóa truyền thống yêu cầu tích hợp phức tạp ở cấp độ cơ sở dữ liệu hoặc hạ tầng, và triển khai mất thời gian định kỳ. Trái lại, RPA tận dụng giao diện người dùng, cho phép tương tác trực tiếp.
Ngoài ra, tự động hóa truyền thống gặp nhiều hạn chế như tốn thời gian nắm vững back-end, cơ sở dữ liệu của trang web, yêu cầu lập trình phức tạp và giới hạn trong phạm vi áp dụng.
Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa RPA và tự động hóa truyền thống, chúng ta sẽ tham khảo bảng so sánh sau:
| RPA | Automation truyền thống | |
|---|---|---|
| Mức độ phụ thuộc vào Back-end và database | Không phụ thuộc | Phụ thuộc |
| Mức độ phụ thuộc vào trang web | Cho phép tích hợp với hầu hết các trang web sử dụng unstructured data, nhưng người dùng cần phải kết hợp sử dụng AI (hybrid bot) để đảm bảo hiệu suất và độ chính xác tối đa. | Chỉ cho phép tích hợp trong một trang web được cấp quyền truy cập. |
| Thao tác bot | Tự động hóa các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, được thiết kế dựa trên một quy trình, khuôn mẫu nhất định và hoàn thành các nhiệm vụ bằng cách bắt chước hành động của con người. | Tự động hóa các thao tác lập trình được xác định từ trước, nhưng không có khả năng bắt chước các hành động, tác vụ của con người. |
| Cấp độ code yêu cầu | Không yêu cầu nhiều code (low-code) | Yêu cầu code nhiều (heavy code). |
| Chi phí implement | Tốn kém trong giai đoạn đầu triển khai, nhưng về lâu dài lại giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và effort trong công việc. | Ít tốn kém ở giai đoạn đầu nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều thời gian, công sức và nhân sự để triển khai sử dụng. |
| Bảo trì (Maintenance) | Cho phép người dùng cập nhật các process một cách dễ dàng. | Nếu muốn bảo trì và cập nhật Automation truyền thống, người dùng cần thay đổi code và quá trình này phức tạp hơn rất nhiều so với RPA. |
| Thích hợp với những mô hình/ trang web nào | Phù hợp với các giao diện Front-end không thường xuyên thay đổi. Trong đó, bot của công nghệ này sẽ làm việc ở level UI và tương tác với vai trò của một người dùng. | Phù hợp với các giao diện phức tạp, hay thay đổi. Lý do là vì Automation tác động đến tầng sâu hơn (back-end) và trở thành một active automation của hệ thống. |
| Giấy phép sử dụng | Cần phải mua giấy phép theo tháng hoặc theo năm tùy nhu cầu sử dụng. | Không bắt buộc. |
Điểm khác nhau giữa AI, Machine Learning và PRA là gì?
Điểm khác biệt giữa AI, Machine Learning và PRA là:
| RPA | AI và Machine Learning | |
|---|---|---|
| Định nghĩa | RPA là một công nghệ robot có khả năng bắt chước giống hệ các hành động của con người để hoàn thành những nghiệp vụ mang tính chất lặp đi lặp lại. | AI là công nghệ mô phỏng trí thông minh của con người trong máy móc, được lập trình để suy nghĩ và hành động như con người. |
| Hoạt động | RPA hoạt động đúng theo các tác vụ, quy tắc đã đặt ra từ đầu. | AI hoạt động dựa trên quy tắc “tư duy” – “học hỏi”. |
| Hướng thiết kế phát triển | Thiết kế phát triển dựa trên quy trình (Process-driven). | Thiết kế phát triển dựa trên dữ liệu (Data-driven). |
| Dữ liệu | Dữ liệu cần được cấu trúc, nếu data khác đi bot có thể bị lỗi. Khi đó, đội ngũ phát triển cần phải dự đoán trước input – output chính xác để hạn chế lỗi. | AI và Machine Learning không dựa trên quy trình nào cả (free time data). Công nghệ này có khả năng tự dự đoán bước tiếp theo trong quy trình và đưa ra quyết định tự động dựa trên input người dùng. |
| Bot | Bot RPA chỉ có khả năng xử lý các tác vụ có quy trình lặp đi lặp lại. | Bot AI có khả năng tự học, tự phát hiện lỗi hay gian lận. |
| Tích hợp | RPA có thể tích hợp Machine Learning vào trong quy trình hoạt động, chẳng hạn như: xử lý dữ liệu chữ viết, âm thanh bằng AI để nâng cao độ chính xác, sau đó lại dùng RPA để thực hiện các công việc tiếp theo. | Vẫn hoạt động tốt với hiệu suất và độ chính xác cao mà không cần tích hợp với RPA. |
| Khả năng tương tác với con người | Mặc dù RPA được thiết kế và xây dựng theo một quy trình có sẵn, nhưng công nghệ này vẫn chưa có khả năng tự đưa ra quyết định nên vẫn cần phải đặt dưới sự quản lý, giám sát của con người. | AI và Machine Learning có thể tự động sử dụng data và các thuật toán để hiểu được tính năng cũng như cách thức làm việc của con người. Vậy nên, khi sử dụng công nghệ này, bạn không cần phải giám sát quá trình hoạt động của chúng. |
| Thời gian phát triển | RPA thường được triển khai để thay thế các tác vụ đơn giản, vì thế bạn sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian, công sức để phát triển công nghệ này. Thời gian bình quân thường là 1 – 2 tháng, nếu phát triển sâu hơn thì từ 3 – 4 tháng. |
AI và Machine Learning có độ khó và độ phức tạp cao nên sẽ đòi hỏi nhiều thời gian phát triển hơn, thời gian có thể kéo dài hơn 4 – 5 năm. |
Các loại RPA hiện nay
Hiện tại, doanh nghiệp thường triển khai một loạt các loại RPA như sau:
- Robot có giám sát (Attended robot): Loại robot này yêu cầu sự theo dõi và điều khiển từ người giám sát, đảm bảo hoạt động được thực hiện suôn sẻ và không gặp sự cố.
- Robot không giám sát (Unattended robot): Đối với loại robot này, người dùng chỉ cần thiết lập lịch trình hoạt động trước và sau đó robot hoạt động mà không cần sự can thiệp hoặc kiểm tra từ con người.
- Robot linh hoạt (Hybrid robot): Đây là sự kết hợp của cả hai loại robot trên. Hybrid robot sở hữu ưu điểm của cả hai loại, nhưng thực tế việc tích hợp nó vào các quy trình tiêu chuẩn có thể khó khăn.
Ngoài việc sử dụng các loại robot RPA có khả năng tự động giám sát, điều khiển và thực hiện yêu cầu người dùng, bạn cũng có thể tìm hiểu về các công cụ robot hỗ trợ giao dịch. Những công cụ này có thể đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Sử dụng RPA mang đến lợi ích gì?
Sử dụng RPA mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng năng suất và hiệu quả: RPA giúp tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn và tạo ra nhiều giá trị hơn.
- Độ chính xác cao: Công nghệ RPA hoạt động theo một kịch bản cụ thể và ít gặp lỗi. Điều này giúp hạn chế sai sót, đảm bảo tính chính xác trong các quy trình kinh doanh.
- Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa các quy trình giúp giảm thiểu chi phí nhân sự và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, từ đó tạo ra sự hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.
- Tăng khả năng linh hoạt: RPA cho phép doanh nghiệp thay đổi và tối ưu hóa các quy trình một cách dễ dàng theo nhu cầu, mà không cần thay đổi cơ sở hạ tầng.
- Tự động hóa quy trình phức tạp: RPA có khả năng xử lý các quy trình phức tạp mà người dùng truyền thống có thể gặp khó khăn, đảm bảo quy trình hoạt động suôn sẻ và hiệu quả.
- Tối ưu hóa dịch vụ khách hàng: RPA giúp xử lý các yêu cầu và gửi thông tin tự động, từ đó cải thiện thời gian phản hồi và trải nghiệm của khách hàng.
- Dễ dàng tích hợp và triển khai: Các công cụ RPA thường dễ dàng tích hợp vào hệ thống hiện có và có thể triển khai một cách nhanh chóng mà không đòi hỏi sự can thiệp quá nhiều vào cơ sở hạ tầng.
Tóm lại, việc sử dụng RPA mang lại nhiều lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tạo ra giá trị bền vững.
Thách thức khi dùng RPA là gì?
Việc triển khai RPA cũng đồng thời đem lại một số thách thức mà doanh nghiệp cần đối mặt:
- Phù hợp với quy trình: Để áp dụng RPA hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và đảm bảo rằng các quy trình được chọn thực sự phù hợp với công nghệ này. Không phải tất cả các quy trình đều thích hợp cho RPA.
- Khả năng tích hợp: Một số quy trình có thể đòi hỏi tích hợp với các hệ thống phức tạp hoặc cơ sở dữ liệu không thể dễ dàng, điều này có thể làm tăng độ phức tạp của triển khai RPA.
- Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp muốn mở rộng việc sử dụng RPA, việc quản lý các bot và quy trình có thể trở nên phức tạp và cần một kế hoạch mở rộng cẩn thận.
- Thay đổi quy trình: RPA yêu cầu quy trình rõ ràng và ổn định. Khi quy trình thay đổi thường xuyên, việc duy trì và cập nhật các bot có thể trở thành thách thức.
- Giám sát và quản lý: Một khi các bot đã được triển khai, việc giám sát và quản lý chúng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tránh lỗi là một thách thức.
- Đào tạo nhân viên: Sử dụng RPA có thể yêu cầu nhân viên thay đổi cách làm việc. Do đó, đào tạo và thay đổi văn hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa sử dụng RPA.
- Bảo mật và tuân thủ quy định: RPA có thể tiếp xúc với các thông tin nhạy cảm và dữ liệu quan trọng, do đó cần phải đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
- Khiếu nại từ nhân viên: Một số nhân viên có thể có sự phản đối hoặc lo lắng về việc bị thay thế bởi công nghệ RPA, và điều này có thể gây ra một số khó khăn trong quá trình triển khai.
Tóm lại, việc áp dụng RPA mang theo những thách thức riêng, nhưng với sự lựa chọn cẩn thận, chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý tốt, những thách thức này có thể được vượt qua để đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
RPA được ứng dụng như thế nào?
Tùy thuộc vào ngành công nghiệp và quy trình cụ thể, RPA có thể được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau:
- Ngành Tài chính và Ngân hàng: RPA có thể tự động thực hiện việc kiểm tra tín dụng của khách hàng, xử lý hồ sơ vay vốn, tạo báo cáo tài chính hàng ngày, và tự động cập nhật hồ sơ khách hàng. Điều này giúp giảm thời gian xử lý, tối ưu hóa sự chính xác và đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính.
- Ngành Bảo hiểm: RPA có thể giúp xử lý đơn đăng ký bảo hiểm, đơn yêu cầu bồi thường, tạo và cập nhật hồ sơ khách hàng tự động. Việc tự động hóa quy trình bồi thường cũng giúp cải thiện khả năng phản hồi và tạo sự hài lòng cho khách hàng.
- Quản lý Chuỗi cung ứng: RPA có thể tự động theo dõi tồn kho, xử lý đơn đặt hàng, tối ưu hóa lên lịch sản xuất và phân phối. Điều này giúp cải thiện hiệu suất toàn bộ chuỗi cung ứng và đảm bảo sản phẩm được giao đúng hẹn.
- Nhân sự và Quản lý Nhân viên: RPA có thể tự động xử lý hồ sơ nhân viên, đăng ký chấm công, quản lý lương và tiền lương. Việc tự động hóa các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
- Dịch vụ Khách hàng: RPA có thể hỗ trợ trong việc trả lời tự động các câu hỏi từ khách hàng, xử lý yêu cầu hỗ trợ, theo dõi tình trạng đơn hàng và phản hồi tự động. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và giảm thời gian phản hồi.
- Lĩnh vực Y tế: RPA có thể tự động xử lý đơn đặt lịch hẹn, quản lý hồ sơ bệnh nhân và tạo báo cáo y tế. Việc tự động hóa các tác vụ hành chính trong lĩnh vực y tế giúp giảm thời gian xử lý và tạo điều kiện cho các nhân viên y tế tập trung vào chăm sóc bệnh nhân.
- Công nghiệp sản xuất: RPA có thể tự động theo dõi dây chuyền sản xuất, ghi lại dữ liệu về sản phẩm, kiểm tra chất lượng và tự động tạo báo cáo sản xuất. Điều này giúp cải thiện quy trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Phân tích dữ liệu: RPA có thể tự động thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và thực hiện các quy trình phân tích cơ bản. Việc này giúp cải thiện quyết định kinh doanh dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.
Trong tóm tắt, RPA có khả năng tự động hóa các quy trình có tính chất lặp đi lặp lại, giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tối ưu hóa sự chính xác và tiết kiệm thời gian, từ đó tạo ra sự cải thiện toàn diện trong hoạt động kinh doanh.
Làm thế nào để phát triển RPA
Để tiến xa hơn trong việc phát triển RPA, bạn cần hiểu rõ quy trình phát triển cũng như tập trung vào các công cụ hỗ trợ cụ thể cho quá trình này:
Quy trình hoạt động phát triển của RPA
Tương tự như quá trình phát triển các tính năng khác, để phát triển bot RPA, bạn cần thực hiện những bước dưới đây:
Bước 1: Định rõ mục tiêu và vấn đề mà bạn muốn giải quyết bằng bot RPA.
Bước 2: Xác định rõ yêu cầu và định nghĩa các tác vụ cùng với các tính năng cần thiết cho bot.
Bước 3: Phân tích yêu cầu và thu thập thông tin (đầu vào, đầu ra) từ các nguồn liên quan.
Bước 4: Thực hiện và phân tích quy trình kinh doanh để xác định những nhiệm vụ phù hợp để triển khai bot RPA, sau đó đưa ra quyết định triển khai.
Bước 5: Soạn thảo Tài liệu Định nghĩa Quy trình (PDD – Process Definition Document) – một tài liệu mô tả chi tiết về quy trình kinh doanh và các yêu cầu của bot.
Bước 6: Tạo Tài liệu Thiết kế Giải pháp (SDD – Solution Design Document) – tài liệu mô tả cấu trúc chi tiết cho bot RPA để gửi cho các bên liên quan kiểm duyệt.
Bước 7: Tiến hành thử nghiệm để kiểm tra xem đầu ra có đáp ứng yêu cầu không.
Bước 8: Sau khi thử nghiệm và đảm bảo mọi thứ ổn, bạn cần triển khai bot lên hệ thống quản lý.
Bước 9: Theo dõi hiệu suất của bot và đề xuất cải tiến nếu cần.
Bước 10: Cung cấp kiến thức cần thiết cho khách hàng để họ có thể vận hành, kiểm tra, hiểu rõ về đầu vào/đầu ra và sử dụng bot một cách hiệu quả.
Công cụ giúp RPA phát triển
Khi bạn quyết định triển khai RPA, bạn cần hợp tác với một nhà cung cấp nền tảng RPA hoặc sử dụng các công nghệ phù hợp. Dưới đây là danh sách 4 nhà cung cấp nổi tiếng mà bạn có thể tham khảo:
- UIPath: Được sử dụng để tự động hóa các nghiệp vụ từ quy mô nhỏ đến trung bình. Tuy nhiên, giao diện của UIPath có thể phức tạp và khi người dùng triển khai nhiều quy trình cùng lúc, có thể dẫn đến sự rối và lỗi. CMC Global hiện đang sử dụng giấy phép và hợp tác với UIPath.
- Automation Anywhere: Hỗ trợ tự động hóa nghiệp vụ từ trung đến lớn.
- Blue Prism: Phù hợp với tự động hóa nghiệp vụ ở quy mô lớn và doanh nghiệp cỡ enterprise. Blue Prism nổi tiếng ngoài biên giới vì khả năng xử lý các nghiệp vụ phức tạp trong quy mô lớn.
- Microsoft Power Automate: Liên quan trực tiếp đến hệ thống Microsoft, cho phép tích hợp với các ứng dụng Microsoft như Sharepoint. Thích hợp cho các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ Microsoft hoặc đang triển khai hệ sinh thái Microsoft.
Kết luận
Tổng kết lại, RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh thông qua việc sử dụng các robot phần mềm. RPA giúp tự động hoá các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tối ưu hiệu suất và tiết kiệm thời gian, giảm sai sót. Tuy nhiên, việc triển khai RPA cần cân nhắc các ưu điểm và thách thức. Điều quan trọng là hiểu rõ quá trình phát triển, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và xác định quy trình cần tự động hoá. RPA là một công cụ hữu ích để đạt được sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, tạo ra cơ hội tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển.
