SharePoint, một nền tảng hợp tác và quản lý nội dung từ Microsoft, đang ngày càng thu hút sự chú ý của doanh nghiệp và tổ chức. Không chỉ là một hệ thống lưu trữ tập tin, SharePoint là một giải pháp đa năng giúp tăng cường hiệu suất làm việc nhóm, chia sẻ thông tin và quản lý dự án. Trong bài viết này, hãy cùng Game Bài Đổi Thưởng tìm hiểu về bản chất của SharePoint và khám phá những tính năng nổi bật mà nền tảng này mang lại cho sự phát triển của doanh nghiệp.
TÓM TẮT
SharePoint là gì?
SharePoint, còn được gọi là Microsoft SharePoint, là một nền tảng mạnh mẽ trong lĩnh vực quản lý tài liệu và phát triển ứng dụng web. Ra mắt lần đầu vào năm 2001, SharePoint đã từng bước trở thành một công cụ quan trọng trong việc tạo ra các ứng dụng web đa dạng và hiệu quả. Đặc biệt, nó được liên kết chặt chẽ với Microsoft Office, mang đến khả năng tối ưu hóa việc phát triển ứng dụng trên Internet, Extranet và Intranet cho doanh nghiệp.
Với SharePoint, người dùng có khả năng xây dựng các ứng dụng chủ yếu trong nhiều lĩnh vực:
- Portal (Cổng thông tin): SharePoint cho phép tạo ra các cổng thông tin mạnh mẽ, cung cấp thông tin, tài liệu và dịch vụ quan trọng cho cả nhân viên nội bộ và khách hàng ngoại vi.
- Collaboration (Cộng tác): Nền tảng này tạo điều kiện cho cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả bằng cách chia sẻ tài liệu, thảo luận và quản lý dự án.
- Search (Tìm kiếm): SharePoint có khả năng tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác từ một lượng lớn dữ liệu, giúp người dùng tìm ra những thông tin cần thiết một cách dễ dàng.
- Enterprise Content Management (Quản lý nội dung doanh nghiệp): Nó hỗ trợ quản lý và lưu trữ nội dung doanh nghiệp một cách cấu trúc, an toàn và có khả năng theo dõi.
- Business Intelligence (Trí tuệ doanh nghiệp): SharePoint cho phép xây dựng và chia sẻ bảng điều khiển, báo cáo và thông tin phân tích để hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu.
- Business Process Management (Quản lý quy trình kinh doanh): Nền tảng này giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu suất và tính nhất quán trong hoạt động doanh nghiệp.
Tóm lại, SharePoint không chỉ là một công cụ quản lý tài liệu, mà còn là một nền tảng đa chức năng để xây dựng và phát triển các ứng dụng web động, mang lại sự hiệu quả và tính năng trong quản lý và cộng tác cho các doanh nghiệp.
Lịch sử các phiên bản của SharePoint
SharePoint chính thức được ra mắt vào năm 2001 và cho đến nay đã trải qua nhiều phiên bản khác nhau. Dưới đây là bảng tóm tắt lịch sử phiên bản SharePoint mà bạn có thể tham khảo:
| Thời gian | Đặc điểm của phiên bản |
|---|---|
| 2001 | Phiên bản 2001 là phiên bản đầu tiên, được xây dựng với mục chính là cộng tác với Frontpage, Teams và Server Extension. Lúc này, SharePoint chủ yếu tập trung vào cổng portal và các tính năng như quản lý tìm kiếm, quản lý tài liệu. |
| 2003 | Phiên bản 2003 kết hợp giữa công nghệ tìm kiếm, lập chỉ mục (indexing) và ngôn ngữ truy vấn Microsoft Index server với sản phẩm Windows SharePoint Services (WSS) của SharePoint. |
| 2007 | Phiên bản 2007 được bổ sung, cải tiến các tính năng xuất bản và tính năng quản lý nội dung web với các phiên bản tích hợp. |
| 2010 | Phiên bản 2010 ra đời với mục đích biến nền tảng SharePoint thành một giải pháp kinh doanh toàn diện với hàng loạt các tính năng hữu ích như: Quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, tích hợp Microsoft Office, báo cáo, Global metadata, phân loại và quản lý nội dung web, quản lý mạng xã hội,… Về sau, nên tảng này đã được đặt cái tên mới là SharePoint Foundation. |
| 2013 | Microsoft đã mở rộng các tính năng và phát hành SharePoint phiên bản 2013, đồng thời tiếp tục phát hành SharePoint online dựa trên SharePoint Server 2013. |
| 2016 | SharePoint phiên bản 2016 được giới thiệu như một nền tảng SharePoint on-premises và là sự kết hợp giữa Office 365 với SharePoint Online. Không chỉ thế, Microsoft còn kết hợp SharePoint on-premise với SharePoint online nhờ vào lợi thế của đám mây và giới thiệu đến người dùng SharePoint Hybrid. |
| 2019 | Phiên bản 2019 mang đến nhiều trải nghiệm vượt trội cho người dùng khi kết hợp thành công giữa SharePoint on-premise và online. Qua đó, bạn có thể dễ dàng chia sẻ, truy cập thông tin, nội dung, dữ liệu, thời gian và địa điểm mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật cũng như việc cộng tác của người dùng. |
Những sản phẩm và công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến
Những sản phẩm và công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến sẽ bao gồm:
SharePoint Online
SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây (cloud-based) của SharePoint, thường kết hợp với việc đăng ký Microsoft 365. Đây là một lựa chọn tiện lợi cho doanh nghiệp. Với SharePoint Online, người dùng có thể tiếp cận nền tảng từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào kết nối internet, dễ dàng qua ứng dụng hoặc trình duyệt web.
Hơn nữa, Microsoft tự động cập nhật SharePoint Online, đảm bảo người dùng luôn sử dụng phiên bản mới nhất. Điều này giúp cải thiện hiệu suất, nâng cao tính bảo mật và đảm bảo hệ thống luôn ở trạng thái tốt nhất.
SharePoint Server
Qua việc đăng ký Office 365 Enterprise, người dùng có khả năng dễ dàng tổ chức, triển khai và quản lý SharePoint tại chỗ. Phiên bản này đem lại những tính năng mới cùng với phiên bản SharePoint Server, bao gồm các thành phần như trang web, trang site, danh sách, tác giả, thư viện, và tìm kiếm hiện đại.
Hơn nữa, tích hợp giữa SharePoint Server và các nền tảng khác như Power BI, PowerApps, cùng với trang chủ SharePoint, tạo ra sự tiện ích tuyệt vời, đem lại trải nghiệm toàn diện và hiệu quả cho người dùng.
SharePoint Foundation
SharePoint Foundation là sự lựa chọn ưa thích của nhiều tổ chức và doanh nghiệp bởi khả năng bảo mật và độ an toàn cao, cùng với tính dễ sử dụng và quản lý. Phiên bản này cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết cho một hệ thống SharePoint, bao gồm bảo mật, cộng tác và quản lý tài liệu.
Đặc biệt, điều đáng chú ý là người dùng có thể tận dụng các tính năng này mà không mất bất kỳ khoản phí nào. SharePoint Foundation được coi như công cụ hỗ trợ quản lý tài liệu và tạo sự cộng tác mạnh mẽ giữa các cá nhân và nhóm người dùng trong tổ chức và doanh nghiệp.
SharePoint Designer 2013
Microsoft đã giới thiệu SharePoint Designer từ năm 2013 và nó đã nhanh chóng trở thành một công cụ quen thuộc và miễn phí trong hệ thống SharePoint. Chương trình này mang đến các giải pháp hiệu quả cho nhiệm vụ của người dùng. Tuy nhiên, SharePoint Designer không chỉ đơn thuần là một công cụ chỉnh sửa, mà còn là một người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp người dùng chỉnh sửa nội dung bên ngoài và triển khai các giải pháp dữ liệu bên ngoài với Business Connectivity Services.
Đồng bộ hóa OneDrive for Business
Dịch vụ OneDrive for Business cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu từ một trang nhóm hoặc OneDrive for Business vào máy tính cá nhân, để có thể sử dụng dữ liệu này ngay cả khi không có kết nối internet.
Lợi ích của việc sử dụng SharePoint
SharePoint mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng, chẳng hạn như:
Giao tiếp hiệu quả
SharePoint đem đến giải pháp truyền đạt thông tin nhanh chóng, chính xác và đúng thời điểm, giúp người dùng thực hiện thay đổi và quyết định quan trọng một cách hiệu quả. Tích hợp với các công cụ cộng tác, cá nhân và nhóm trong tổ chức có thể tương tác, chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau mọi lúc mọi nơi. Điều này đảm bảo tính tin cậy, bảo mật và an toàn cho thông tin trong quá trình làm việc.
Giải pháp linh hoạt cho tất cả
SharePoint được tích hợp linh hoạt trên nhiều môi trường như Cloud, hybrid và on-premises. Tùy thuộc vào mục đích cụ thể, bạn có thể sử dụng SharePoint độc lập hoặc kết hợp với Microsoft Office 365. Với tích hợp dễ dàng, SharePoint online phù hợp cho đa dạng quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.
Sử dụng SharePoint online giúp tối ưu hóa nguồn nhân sự trong bộ phận công nghệ thông tin và tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng. Đối với tổ chức và doanh nghiệp sử dụng mô hình on-premises, Microsoft 365 cung cấp nhiều lợi ích đáp ứng các yêu cầu cụ thể của họ.
Hiệu quả về chi phí
SharePoint đem lại hệ thống hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp quản lý và tận dụng tính năng hiệu quả. Nền tảng này tạo cơ hội không giới hạn cho sự phát triển và giảm thiểu chi phí toàn diện, bao gồm phát triển, quản lý và cơ sở hạ tầng.
Tính năng của SharePoint online giúp tổ chức, doanh nghiệp phát triển ứng dụng và quản lý hoạt động một cách hiệu quả, giúp giảm thiểu tổng chi phí sở hữu TCO.
Triển khai liền mạch
SharePoint hiện hữu với các API (Application Programming Interface – Giao diện lập trình ứng dụng) và dịch vụ web mạnh mẽ, giúp người dùng dễ dàng tích hợp nền tảng này vào các hệ thống kế thừa, phần mềm hiện có, công nghệ cũ hoặc mới. Điều này mở ra khả năng tương tác linh hoạt với nhiều phần mềm và công nghệ khác nhau.
Cổng thông tin công ty
SharePoint cho phép doanh nghiệp tạo trang web nội bộ (intranet), cho phép nhân viên truy cập dữ liệu và thông tin doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tạo trang web chia sẻ thông tin với đối tác và khách hàng qua extranet.
Nhờ sự hội tụ giữa intranet, internet và extranet, doanh nghiệp dễ dàng tạo cổng thông tin thông minh, cho phép tương tác thuận tiện cho các đối tượng liên quan.
Mạng nội bộ hiện đại (intranet)
Mạng nội bộ (intranet) trong SharePoint cho phép doanh nghiệp tạo các trang đích (landing page), tạo ra một cổng thông tin trung tâm cho công ty và các trang riêng cho từng phòng ban như Marketing, Sales, IT, HR, Finance,…
Trải nghiệm hiện đại
SharePoint tạo nên trải nghiệm hiện đại và tiện ích cho người dùng thông qua việc kết hợp tuyển tập các trang (trang web nội bộ intranet và trang web liên kết extranet) với một trung tâm quản lý tổng hợp. Tại đó, các yếu tố như điều hướng, tìm kiếm, xuất bản, xây dựng thương hiệu, giám sát hiệu suất, đa ngôn ngữ, chia sẻ và phân quyền được tích hợp một cách hài hòa.
Cộng tác
Bằng tính năng cộng tác, SharePoint sẽ hỗ trợ các tổ chức và doanh nghiệp xây dựng các chỉ số đo lường chính xác về hệ thống, giao tiếp, công cụ, vai trò, trách nhiệm và các quy trình cấu trúc – tổ chức. Điều này còn kết hợp với khả năng tương tác giữa các cá nhân và nhóm người liên quan, tạo nên sự tương tác mạnh mẽ và hiệu quả.
Năng suất
Như đã được đề cập, khả năng tích hợp mạnh mẽ của SharePoint với các hệ thống, phần mềm, và ứng dụng cũ sẽ được tận dụng. Nền tảng dịch vụ web và API của SharePoint cho phép liên kết dễ dàng với các công nghệ và ứng dụng hiện có.
Thêm vào đó, SharePoint cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh như thông tin phân tích, thông tin quy trình làm việc và dữ liệu kinh doanh. Những dữ liệu này không chỉ giúp tự động hóa quy trình kinh doanh, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá hiện trạng và đưa ra các giải pháp tối ưu nhằm tăng cường năng suất và hiệu quả công việc.
Quản lý thông tin tốt hơn
SharePoint sẽ xây dựng một cổng thông tin an toàn, cho phép nhân viên tiếp cận, tìm kiếm và truy cập nội dung được lưu trữ trong thư viện tài liệu. Tùy theo quyền truy cập, người dùng có khả năng thực hiện các hoạt động như kiểm tra phiên bản và dữ liệu metadata để nhận biết các người dùng đã làm việc trên cùng một tài liệu. Đồng thời, họ cũng có khả năng theo dõi và kiểm soát các thay đổi diễn ra trên tài liệu.
Tùy chỉnh và phát triển có thể mở rộng
SharePoint cung cấp một nền tảng đa dạng với nhiều sản phẩm, phần mềm và công nghệ cho doanh nghiệp để tận dụng, khai thác và xây dựng chức năng cũng như tùy chỉnh nền tảng sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của chính họ.
Quản lý tập trung
Với bảng điều khiển của SharePoint, việc quản lý, giám sát và kiểm soát các khía cạnh khác nhau như cấu hình, cài đặt hệ thống và bảo mật trở nên dễ dàng đối với người dùng.
Hệ thống cung cấp khả năng thực hiện các tác vụ quan trọng như sao lưu, khôi phục, nâng cấp và xây dựng các cơ chế kiểm soát sâu hơn. Điều này đảm bảo doanh nghiệp duy trì sự phân chia rõ ràng về quyền quản trị giữa các đối tượng cấp cao trong tổ chức.
Báo cáo
Với SharePoint, người dùng có khả năng dễ dàng theo dõi, lưu trữ, tạo lịch và phân tích các khía cạnh khác nhau trong việc chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp. Hơn nữa, các công cụ báo cáo của nền tảng này cung cấp hỗ trợ tối đa bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ và tổng quan về môi trường SharePoint cho các đối tượng liên quan trong doanh nghiệp.
Tối đa hóa ROI
SharePoint được xem như một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ROI. Doanh nghiệp có thể tận dụng công cụ này để giảm thiểu chi phí liên quan đến việc chia sẻ, tổ chức và hợp tác trong tổ chức của họ.
Cụ thể, SharePoint cung cấp một loạt các tính năng hữu ích bao gồm quản lý nội dung, tri thức và tài liệu; hỗ trợ tăng cường sự cộng tác nhóm và tạo cộng đồng nhân viên; xây dựng và tự động hóa quy trình làm việc; tạo và sử dụng mạng nội bộ intranet của doanh nghiệp; cải thiện hiệu quả truyền thông; xây dựng và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp, và nhiều khả năng khác.
Các vai trò trong SharePoint
Trong hệ thống SharePoint, các vai trò chính bao gồm:
- Chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner): Người chịu trách nhiệm về toàn bộ nền tảng SharePoint và có quyền phân công các vai trò cho các thành viên trong hệ thống.
- Chủ sở hữu kinh doanh (Business Owner): Người có quyền quyết định về việc triển khai SharePoint trong tổ chức và đảm bảo phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
- Quản trị viên máy chủ Farm (Farm Server Administrator): Người phụ trách phần cứng cần thiết để duy trì hoạt động của nền tảng.
- Quản trị viên hệ thống Farm (Farm System Administrator): Người chịu trách nhiệm về việc quản lý và duy trì hệ thống điều hành chạy SharePoint.
- Người đóng góp (Contributors): Có nhiệm vụ cộng tác với các thành viên khác và được phép sử dụng môi trường SharePoint.
- Người đào tạo SharePoint (SharePoint Trainers): Người chịu trách nhiệm đào tạo và hướng dẫn những thành viên mới về cách sử dụng nền tảng.
- Người dùng chủ chốt (SharePoint Power User): Người dùng chính với khả năng sử dụng nền tảng một cách hiệu quả và linh hoạt.
- Nhà phát triển SharePoint (SharePoint Developer): Người có nhiệm vụ tùy chỉnh ứng dụng SharePoint theo yêu cầu để nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp.
- Phân tích kinh doanh SharePoint (SharePoint Business Analyst): Đánh giá, phân tích quy trình làm việc thực tế của doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp triển khai SharePoint hiệu quả.
- Chuyên viên kiểm tra chất lượng SharePoint (SharePoint QA Analyst): Kiểm tra chất lượng và đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai SharePoint.
- Quản trị viên người dùng (User Administrator): Chịu trách nhiệm quản lý các nhóm và người dùng, bao gồm việc đặt lại mật khẩu, quản lý yêu cầu dịch vụ và giám sát tình trạng của dịch vụ được cung cấp.
Dưới đây là các vai trò cơ bản trong SharePoint mà bạn có thể tham khảo:
SharePoint Developer
Vai trò của SharePoint Developer có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển và tùy chỉnh nền tảng SharePoint bằng cách xây dựng các thành phần độc quyền. Người đảm nhiệm vai trò này cần có kiến thức vững về các ngôn ngữ lập trình như C#, .NET, Visual Basic .NET hoặc ASP.NET. Họ cũng cần phải có kinh nghiệm làm việc với các sản phẩm khác của Microsoft như SQL Server và Windows Server.
Công việc chủ yếu của SharePoint Developer liên quan đến việc tạo giao diện người dùng, viết và chỉnh sửa mã code, thực hiện kiểm tra và gỡ lỗi phần mềm, cũng như giải quyết các vấn đề kỹ thuật khác có thể phát sinh trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, SharePoint Developer cần phải có sự hiểu biết sâu rộng về các tính năng và chức năng của SharePoint để phát hiện các lỗ hổng mà khách hàng cần được khắc phục và tùy chỉnh. Điều này giúp họ áp dụng các biện pháp chỉnh sửa và tối ưu hóa theo yêu cầu của khách hàng.
SharePoint Consultant
Vai trò của Chuyên gia tư vấn SharePoint, còn được gọi là SharePoint Consultant, là trung gian kết nối giữa kiến thức chuyên môn về SharePoint của các nhà phát triển và nhu cầu sử dụng của khách hàng. Nhiệm vụ chính của họ là thu thập yêu cầu từ khách hàng và từ đó đưa ra các giải pháp thiết kế tối ưu nhất. Đồng thời, họ cũng hỗ trợ khách hàng tận dụng tối đa các tiện ích của nền tảng này.
Chuyên gia tư vấn SharePoint có khả năng hiểu rõ về nhu cầu và quy trình làm việc của khách hàng, từ đó xây dựng các giải pháp phù hợp. Họ cũng cung cấp hướng dẫn, tư vấn và đề xuất các cách tối ưu hóa sử dụng SharePoint để giúp khách hàng đạt được mục tiêu kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc.
Một Chuyên gia tư vấn SharePoint/SharePoint Consultant cần phải là người có kiến thức sâu rộng về nền tảng này. Chỉ khi họ hiểu rõ, họ mới có thể hỗ trợ khách hàng thấu hiểu tính năng và khả năng của SharePoint. Điều này giúp họ tùy chỉnh giải pháp sao cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng và đưa ra cách sử dụng hiệu quả nhất để giải quyết các thách thức.
Nhiệm vụ của SharePoint Consultant bao gồm thiết kế, cấu hình và triển khai nền tảng SharePoint, không chỉ trong giai đoạn triển khai ban đầu mà còn trong quá trình triển khai phiên bản mới và bảo trì. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách hàng hiểu rõ hơn về cách sử dụng và tận dụng tối đa lợi ích của nền tảng SharePoint cho hoạt động kinh doanh của họ.
SharePoint Administrator
SharePoint Administrator (quản trị viên SharePoint) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống SharePoint hoạt động một cách hiệu quả và ổn định hàng ngày.
SharePoint Administrator đảm nhận nhiều công việc liên quan đến bảo trì, bao gồm cấu hình hệ thống, duy trì các phương pháp bảo mật tối ưu và thiết lập quyền truy cập cho các thành viên trong tổ chức. Mục tiêu là để đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức có thể thực hiện công việc của mình mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
Hơn nữa, nhiệm vụ của SharePoint Administrator cũng bao gồm việc duy trì hệ thống ở trạng thái ổn định tối đa. Điều này đòi hỏi họ thường xuyên kiểm tra và duy trì nền tảng, máy chủ, mạng nội bộ, cũng như thực hiện các bản vá bảo mật cần thiết và sao lưu dữ liệu.
Không chỉ vậy, SharePoint Administrator còn có thể đóng vai trò là người hỗ trợ và là người liên hệ đầu tiên khi người dùng gặp sự cố liên quan đến hệ thống, đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
SharePoint Architect
Vai trò của SharePoint Architect (kiến trúc sư SharePoint) là thực sự quan trọng, họ là người dẫn đầu trong đội ngũ kỹ thuật của SharePoint và có trách nhiệm xác định kiến trúc tổng thể, cơ sở hạ tầng, và kế hoạch triển khai của nền tảng.
Không giống như Developers (nhà phát triển), vai trò của SharePoint Architect thường mở rộ hơn trong một dự án. Họ đứng đầu việc đưa ra quyết định và tạo nên bố cục toàn cảnh. Thường thì các kiến trúc sư SharePoint sẽ có vai trò lãnh đạo trong dự án và nhiệm vụ của họ là đảm bảo tính nhất quán của hệ thống trong quá trình triển khai. Đồng thời, họ trở thành những cố vấn chuyên nghiệp, đáng tin cậy cho khách hàng.
Sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server là gì?
Người thường thường nghe nhiều về SharePoint Online và SharePoint Server, nhưng họ thường không phân biệt rõ sự khác biệt giữa hai phiên bản này. Đa số có thể nghĩ rằng cả hai đều tương tự vì chúng chia sẻ một cơ sở mã nguồn chung. Tuy nhiên, thực tế là SharePoint Online và SharePoint Server thực sự là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, đặc biệt là trong khía cạnh lập trình và chức năng.
SharePoint Server là một phiên bản “On-premises” (cài đặt trên cơ sở) được triển khai và chạy trên máy tính cục bộ, tức là tổ chức cài đặt phần mềm trực tiếp trên máy chủ hoặc hạ tầng của mình thay vì sử dụng đám mây. Trong khi đó, SharePoint Online là một dịch vụ dựa trên đám mây, được cung cấp để phục vụ nhiều người dùng khác nhau và thường được liên kết với việc đăng ký Microsoft Office 365.”
Tích hợp SharePoint Online và SharePoint Server, mọi người thường không phân biệt rõ sự khác biệt của hai phiên bản này. Đa số có thể cho rằng cả hai đều tương tự vì chúng chia sẻ một cơ sở mã nguồn chung. Tuy nhiên, thực tế là SharePoint Online và SharePoint Server thực sự là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt, đặc biệt là trong khía cạnh lập trình và chức năng.
SharePoint Server là một phiên bản “On-premises” (cài đặt trên cơ sở) được triển khai và chạy trên máy tính cục bộ. Người dùng phải tự vận hành và duy trì tất cả, từ kiến trúc máy chủ đến lưu trữ tệp và thư mục hoạt động nếu sử dụng SharePoint Server.
Ngược lại, SharePoint Online được lưu trữ bởi Microsoft và người dùng chỉ cần sử dụng nền tảng này như một dịch vụ có sẵn, không cần lo lắng về cơ sở hạ tầng. Tất cả các phần backend của SharePoint Online đều được Microsoft vận hành và duy trình. Thay vì tự vận hành như SharePoint Server, người dùng không cần tốn công sức vì Microsoft đã đảm nhận nhiệm vụ này.
Việc này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp và người dùng nhận được những lợi ích từ tính năng bảo mật của SharePoint Online. SharePoint Server đòi hỏi người dùng tự triển khai, có thể gây bất lợi và sự cố trong quá trình sử dụng.
SharePoint Online, một phần của Microsoft 365, tạo ra môi trường làm việc trực tuyến cho doanh nghiệp và người dùng, tận dụng tích hợp với các sản phẩm Office khác như Word, Excel và Exchange.
Ngoài ra, SharePoint Online còn hỗ trợ người dùng bằng việc tự động cập nhật phần mềm. Không cần tải xuống và cài đặt thủ công, các bản cập nhật sẽ được triển khai tự động ngay sau khi phát hành, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Tuy nhiên, so với cập nhật thủ công như SharePoint Server, SharePoint Online có nhược điểm người dùng ít kiểm soát thời điểm và cách thức cập nhật của các bản tự động. Điều này có thể gây phiền toái khi bản cập nhật mới triển khai, người dùng cần thời gian để điều chỉnh các tùy chỉnh bị ảnh hưởng.
Sử dụng SharePoint Online đồng nghĩa với việc doanh nghiệp từ bỏ một phần quyền tự quản lý, vì thông tin và dữ liệu được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu của Microsoft thay vì trên dịch vụ của họ.
SharePoint Apps là gì?
SharePoint Apps mang đến sự thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm và sử dụng các nội dung có liên quan như bài viết tin tức, trang liên hệ và các trang khác. Hiện tại, SharePoint Apps được chia thành hai phiên bản: Standalone App và Mobile App.
- Standalone App:
Standalone App là một ứng dụng độc lập có khả năng giải quyết các nhu cầu công việc cụ thể. Để sử dụng Standalone App, người dùng có thể tải ứng dụng từ cửa hàng SharePoint tại danh mục nội bộ và cài đặt nó trên trang SharePoint của mình. Đây là một cách tiện lợi để tùy chỉnh trang làm việc theo nhu cầu của mỗi người dùng.
- Mobile App:
Mobile App là một ứng dụng được thiết kế đặc biệt cho các thiết bị di động. Với Mobile App, người dùng có thể truy cập các trang web, file được cấp quyền và tương tác với người dùng khác, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ công việc ngay khi đang di chuyển. Điều này giúp người dùng tiếp tục làm việc một cách hiệu quả ngay cả khi không ở trong văn phòng.
Như vậy, SharePoint Apps mang đến sự linh hoạt và tùy chỉnh cho người dùng, cho phép họ tiếp cận thông tin và công việc một cách tiện lợi và hiệu quả dù ở bất kỳ đâu.
Các phiên bản của SharePoint on-premises
| Thời gian ra mắt | Phiên bản |
|---|---|
| 23-11-2003 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 |
| 18-10-2004 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Service Pack 1 |
| 18-10-2005 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Service Pack 2 |
| 18-09-2007 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Service Pack 3 |
| 27-01-2007 | Microsoft Office SharePoint Server 2007 |
| Review Note | Microsoft SharePoint Portal Server 2001 |
| 30-05-2001 | Microsoft SharePoint Portal Server 2001 Service Pack 2 |
| 23-03-2004 | Microsoft SharePoint Portal Server 2001 Service Pack 3 |
| 28-06-2011 | Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 1 |
| 15-07-2010 | SharePoint Server 2010 |
| 23-07-2013 | SharePoint Server 2010 Service Pack 2 |
| 09-01-2013 | SharePoint Server 2013 |
| 25-02-2014 | SharePoint Server 2013 Service Pack 1 |
| 01-05-2016 | SharePoint Server 2016 |
| 22-10-2018 | SharePoint Server 2019 |
Các tùy chọn triển khai với SharePoint là gì và chúng khác nhau như thế nào?
Có ba tùy chọn chính để triển khai SharePoint: SharePoint On-Premises, SharePoint Online và SharePoint Hybrid. Dưới đây là mô tả về mỗi tùy chọn và sự khác nhau giữa chúng:
SharePoint On-Premises:
- Mô tả: SharePoint On-Premises là phiên bản cài đặt và triển khai trên máy chủ trong cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Toàn bộ quyền kiểm soát và quản lý hệ thống nằm trong tay doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Kiểm soát tuyệt đối về dữ liệu và bảo mật, phù hợp cho các doanh nghiệp có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và tuân thủ quy định.
- Nhược điểm: Yêu cầu sử dụng và duy trì cơ sở hạ tầng máy chủ, phần mềm và quản trị viên. Cần phải đầu tư lớn về cơ sở hạ tầng và tài nguyên IT.
SharePoint Online:
- Mô tả: SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây của SharePoint, được cung cấp như một dịch vụ trong Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của Microsoft và người dùng truy cập thông qua internet.
- Ưu điểm: Không cần phải quản lý cơ sở hạ tầng máy chủ, cập nhật phần mềm tự động, khả năng truy cập từ xa, tích hợp tốt với các sản phẩm Microsoft khác.
- Nhược điểm: Giới hạn kiểm soát về bảo mật dữ liệu và tùy chỉnh hệ thống, yêu cầu sử dụng kết nối internet.
SharePoint Hybrid:
- Mô tả: SharePoint Hybrid là sự kết hợp giữa SharePoint On-Premises và SharePoint Online. Doanh nghiệp triển khai một phần trên máy chủ nội bộ và một phần trên đám mây.
- Ưu điểm: Kết hợp lợi ích của cả hai mô hình, giúp chuyển đổi dần dần từ cơ sở hạ tầng cũ sang đám mây mà không cần thay đổi toàn bộ.
- Nhược điểm: Yêu cầu quản lý và triển khai trên cả hai môi trường, cần kiến thức về cả hai mô hình.
Tùy chọn triển khai nào thích hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, yêu cầu về bảo mật, tài nguyên và khả năng quản lý của doanh nghiệp. Mỗi tùy chọn đều có ưu điểm và hạn chế riêng, và doanh nghiệp cần xem xét kỹ trước khi quyết định triển khai SharePoint.
Những điểm khác nhau giữa phiên bản online và on-premise của SharePoint được thể hiện cụ thể trong bảng sau đây:
| Tiêu chí | SharePoint on-premises | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Triển khai | Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm triển khai. | Microsoft sẽ chịu trách nhiệm việc chuyên sâu. |
| Cập nhật | Doanh nghiệp sẽ quản lý và cài đặt. | Microsoft sẽ quản lý và cài đặt. |
| Tính khả dụng | Doanh nghiệp sẽ tự quản lý về tính khả dụng. | Microsoft quản lý, SLA cam kết tính khả dụng là 99.9% |
| Sao lưu | Các bản sao lưu sẽ do doanh nghiệp tạo. | Microsoft đảm bảo về vấn đề tạo các bản sao lưu. |
| External users | Yêu cầu ở phía người dùng về cơ sở hạ tầng. | Đã được tích hợp sẵn. |
| Khả năng mở rộng | Doanh nghiệp tự quản lý và phát hiện các điểm tắt nghẽn (bottleneck) cũng như quyết định khi nào cần mở rộng. | Microsoft giám sát việc mở rộng. |
| Quản lý | Central Administration và PowerShell. | SharePoint Admin Center và PowerShell. |
SharePoint có thể được tùy chỉnh không?
SharePoint đại diện cho một nền tảng vô cùng linh hoạt, cho phép người dùng tinh chỉnh theo cách phù hợp với nhu cầu và mục tiêu sử dụng cụ thể. Cho dù bạn thực hiện điều chỉnh ở mức cơ bản như thay đổi hình nền, tùy chỉnh màu sắc, phông chữ, thêm logo, thay đổi tiêu đề hay bố cục trang web… hoặc bạn muốn tiến xa hơn với các tùy chỉnh sâu hơn, SharePoint vẫn có khả năng đáp ứng các mong muốn của bạn.
Đối với những sự thay đổi liên quan đến vẻ đẹp mỹ thuật, bạn hoàn toàn có thể thực hiện chúng mà không cần sự trợ giúp từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, tại các cấp độ tùy chỉnh phức tạp hơn, như khi triển khai SharePoint trên môi trường on-premises, bạn cũng có khả năng thêm vào các yếu tố mới và tích hợp các chức năng hữu ích vào nền tảng của bạn. Điều này cung cấp sự linh hoạt lớn để xây dựng một môi trường làm việc đáp ứng đầy đủ yêu cầu kinh doanh.
Hãy không bỏ qua việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như Microsoft Flow để tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Được tích hợp vào SharePoint và Office 365, công cụ này giúp bạn xây dựng quy trình tự động và kết nối các ứng dụng mà không cần kiến thức về lập trình. Chỉ cần thao tác kéo-thả các hành động và điều kiện, bạn có thể tạo ra các luồng công việc một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, khi bạn cần thực hiện những tùy chỉnh phức tạp và vượt quá sự hiểu biết của mình, đừng ngần ngại tìm đến sự hỗ trợ từ các nhà phát triển chuyên nghiệp về SharePoint. Họ sẽ hỗ trợ bạn trong việc xây dựng, tích hợp và kết nối các ứng dụng, thậm chí tạo ra các tiện ích mở rộng và phần mở rộng web cho SharePoint, giúp bạn thực hiện các tùy chỉnh tối ưu cho môi trường làm việc của mình.
PowerShell là gì và có liên quan như thế nào với SharePoint?
PowerShell là một công cụ tự động hóa và ngôn ngữ script được phát triển bởi Microsoft, với mục tiêu tạo sự đơn giản và tự động hóa trong việc quản lý hệ thống Windows và Windows Server.
Mặc dù PowerShell chủ yếu là một giao diện dòng lệnh dựa trên văn bản, nhưng nền tảng của nó được xây dựng trên khung .NET của Microsoft. Điều này cho phép PowerShell sử dụng các đối tượng và chức năng được tích hợp trong .NET framework để quản lý môi trường Windows một cách hiệu quả.
Người dùng có thể truy cập PowerShell thông qua dòng lệnh hoặc môi trường PowerShell Integrated Scripting Environment (PowerShell ISE). PowerShell ISE là một công cụ do Microsoft thiết kế, dành cho cả người mới bắt đầu và những chuyên gia trong lĩnh vực này, để làm việc và tương tác với PowerShell một cách hiệu quả.
Cần phân biệt giữa lệnh PowerShell cho SharePoint Online và lệnh PowerShell cho Office 365, vì chúng là hai lệnh khác nhau.
Mặc dù các chức năng quản trị của SharePoint Online thường sử dụng giao diện người dùng (UI), nhưng đối với các tác vụ lặp đi lặp lại, người dùng có thể sử dụng PowerShell để tạo các script thực hiện các nhiệm vụ đó. Điều này tạo mối liên kết giữa PowerShell và SharePoint Online.
SharePoint có tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft không?
SharePoint có tích hợp tốt với nhiều sản phẩm khác của Microsoft để tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả hơn trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về các sản phẩm khác của Microsoft mà SharePoint tích hợp:
- Microsoft Office Suite: SharePoint tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ, lưu trữ và cộng tác trên các tài liệu Office như Word, Excel, PowerPoint trực tiếp từ giao diện SharePoint.
- Microsoft Teams: SharePoint là nền tảng cơ sở dữ liệu cho Microsoft Teams, nền tảng hợp tác và trò chuyện của Microsoft. Các tệp, hội thoại và thông tin được lưu trữ trên SharePoint giúp đảm bảo tính nhất quán và tăng cường khả năng tìm kiếm.
- OneDrive for Business: OneDrive for Business là dịch vụ lưu trữ cá nhân được tích hợp sâu với SharePoint, cho phép người dùng lưu trữ và truy cập tệp của họ từ bất kỳ đâu và chia sẻ chúng một cách dễ dàng.
- Outlook: SharePoint cho phép gắn liền các thư mục SharePoint vào hộp thư Outlook, giúp người dùng lưu trữ và quản lý thông tin từ email trực tiếp trong SharePoint.
- Power BI: Tích hợp với Power BI giúp người dùng tạo và chia sẻ báo cáo và biểu đồ thống kê dựa trên dữ liệu lưu trữ trong SharePoint.
- Azure Active Directory: SharePoint có thể tích hợp với Azure Active Directory để quản lý việc xác thực và quyền truy cập dựa trên vai trò và nhóm người dùng.
- Yammer: SharePoint tích hợp với Yammer, nền tảng mạng xã hội doanh nghiệp của Microsoft, giúp cải thiện truyền thông và tương tác trong tổ chức.
Những tích hợp này giúp tạo nên một hệ thống tổng hợp mạnh mẽ, cho phép người dùng làm việc hiệu quả và tương tác trên nhiều phương diện khác nhau.
Kết luận
Tóm lại, SharePoint là một nền tảng đa chức năng của Microsoft, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý thông tin, cộng tác và tổ chức công việc. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ và tính linh hoạt cao, SharePoint giúp người dùng tùy chỉnh và tối ưu hóa môi trường làm việc theo nhu cầu cụ thể. Từ quản trị hệ thống cho đến phát triển ứng dụng, SharePoint mang lại nhiều tính năng đáng chú ý, như quản lý tài liệu, tự động hóa, tích hợp với sản phẩm Microsoft khác và khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Đây thực sự là một công cụ đa dạng và mạnh mẽ cho việc tạo và duy trì môi trường làm việc hiệu quả và tương tác trong doanh nghiệp.
